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General terms and conditions

GENERAL CONDITIONS FOR CAR RENTAL WITHOUT DRIVER

ACTIVANS provides you with the copies of the rental contract previously completed to make the arrangements between renter and tenant faster.

A copy of the contract will be given to the tenant, either by email or physically, once the rent has been paid and the copies of the contract document signed.

During the rental period and throughout its duration it is the obligation of the tenant to carry the copy that has been delivered to him either on paper or in digital version. The data in the contract must correspond exactly with the real data of the persons involved, the tenant being responsible for the veracity of such data.

 

1 Conclusion and reservation of the contract

The contracting parties of this contract are the renter ACTIVANS and the tenant mentioned in the rental agreement.

By paying the reservation fee of 50% of the rental price, the tenant confirms receipt and acceptance of the general conditions and cancellation policy contained in the rental agreement.
The rental contract is only concluded after the written confirmation, which ACTIVANS sends to the tenant and after payment of the indicated reservation.

The scope of the contractual service is exclusively determined by the reservation offer, the details of the rental contract, of which these general conditions, the delivery and return protocol, the provisions on insurance coverage, the price list for minor damages and additional services are an integral part.

 

2 Payment

Payment of the rental reservation (50% of the total rental price) must be made within seven working days of sending the reservation offer by bank transfer to the following account or by credit card payment. Checks of any kind are not accepted.

Account holder: ACTIVANS
IBAN: ES45 0049 3997 6223 1400 1340
BIC/ SWIFT: BSCHESMM
Bank: Banco Santander
Concept: Reservation number

The outstanding balance of 50% of the rental price must be paid by bank transfer to the indicated account or by credit card payment 14 days before the start of the trip/pick up of the vehicle at ACTIVANS facilities.

If the period between the conclusion of the contract and the start of the trip/pick up of the vehicle is less than 14 days, the full rental price must be paid immediately after the conclusion of the contract.

ACTIVANS accepts payments exclusively in Euros. In case of conversion costs, these will be charged to the tenant.

 

3 Cancellation and reimbursement

The withdrawal of the tenant, which is notified at least 60 days before the beginning of the rental period, corresponds to a mutually agreed cancellation of the rental contract without further charges.

If ACTIVANS terminates the contract before the expiry of the above-mentioned period, the tenant cannot claim any costs or damages resulting from the termination of the rental contract.

If the tenant terminates the lease in the following periods, the following portions of the agreed rental price are paid as cancellation charges:

  • Cancellation between 30 and 59 days before the start of the rental period = 25% of the rental price
  • Cancellation between 29 and 15 days before the start of the rental = 50% of the rental price
  • Cancellation between 14 and 7 days before the start of the rental = 80% of the rental price
  • Cancellation between 6 days before the start of the rental = 100% of the rental price
  • Cancellation or no collection on the day of delivery = 100% of the rental price

ACTIVANS can withdraw from the rental agreement if exceptional, unavoidable circumstances prevent the fulfilment of the contract. In this case, ACTIVANS must declare the withdrawal immediately after knowing the reason for it and loses the right to the agreed rental price and must return it within 14 days after the withdrawal.

 

4 Rental duration

The nights of the rental period are calculated.

The high season is from June 15 to October 12, both inclusive. In high season the minimum rental period is 7 nights and the vehicle can only be rented from Saturday to Saturday.

The low season is from October 13th to June 14th, both inclusive. In low season the minimum rental period is 3 nights and ACTIVANS can respond flexibly to the wishes of the tenant according to availability.

 

5 Collection of the vehicle

Location:
The collection, delivery and return of the vehicle is carried out at the following ACTIVANS address:

Carrer Orriols-L'Escala KM 16.5, 17137 Viladamat, Province of Girona, Spain

At the request of the tenant, ACTIVANS can deliver the vehicle to another location, in this case the tenant must request the delivery service from ACTIVANS at least 14 days before the collection/delivery of the vehicle.

  • Delivery service to Barcelona airport is 150 euros.
  • Delivery service to Perpignan central station or airport is 150 euros.
  • Delivery service to Girona main station or airport is 80 euros.
  • Delivery service in Figueres to train or bus station or Vilafant train station for express trains is 50 euros.

Timetable:
The collection of the rental vehicle takes place on the first day of rental between 14:00 and 18:00.

ACTIVANS requires a written or telephone notification from the tenant about the approximate arrival at the pick-up place, which must take place within the mentioned timetable.

If the tenant is late (after 18:00), ACTIVANS reserves the right to charge a fee for late pick-up. The vehicle must always be collected in daylight.

In the event of a delay in the collection time that prevents its delivery in daylight, it will be postponed to the following day from 08:00 onwards, without ACTIVANS being responsible for the loss of the rental night, and the rental will be calculated from the day of scheduled delivery, even if it differs from the day of actual delivery.

Documents to be presented by the tenant at the time of collection:
The tenant, who is registered as a driver in the rental contract, must present the following documents when picking up the vehicle:

  • The tenant and all other drivers must be over 25 years of age and hold a valid and current class B or class III driving licence for at least 2 years. Photocopies will not be accepted.
  • If the tenant is in possession of a non-European driving licence, he must apply for an international driving licence in his home country before starting the journey, which must be presented when picking up the vehicle.
  • The tenant must present a valid and current passport or identity card. Photocopies will not be accepted.
  • The tenant must present a current bill (electricity / water / telephone) or a current registration certificate confirming his place of residence.
  • To collect the vehicle, the amount of the deposit / excess, which has been contractually agreed in advance, must be paid by credit card (Visa / Master Card). EC - or Maestro cards are not accepted. The cardholder must be present.

If the tenant is unable to present one or more of the above documents and requirements at the time of pick-up, it is considered equivalent to cancellation of the trip, which is 100% at the tenant's expense, as it would be equivalent to a breach of contract / no pick-up on the day of delivery.

Deposit:
At the beginning of the rental contract ACTIVANS will also charge a deposit on the same credit card with which the payment is made. This deposit amount will be used as a security measure in case of incidents that may occur to the vehicle during the contractual rental period, as well as to pay any penalties that may be incurred by the tenant during the duration of the contract.

Penalties are understood to be non-compliance with the clauses of the contract, external or internal damage to the vehicle and its accessories, fines or penalties, including administrative penalties, improper use of the vehicle, its components or accessories. The deposit will be 2000.00 euros.
It is proposed to lower the deposit to 900.00 euros by paying the "easy riding" insurance. ( see chapter 10 )

Delivery protocol:
The vehicle may only be driven by the tenant or the driver specified in the rental agreement. The tenant is responsible for the fault of the additional driver named by him.

The vehicle is delivered in technically perfect condition, clean, with a full fresh water tank, a full tank of windshield washer fluid and a full tank of diesel fuel. In addition, the vehicle was checked for correct tyre pressure, oil level and AdBlue level.

Defects are recorded in a delivery protocol and signed by both parties. If ACTIVANS had ignored or forgotten to mention a problem in the delivery protocol, the tenant has the possibility to inform ACTIVANS up to a distance of 20 km. ACTIVANS will record the defect in the delivery protocol.

In case the reserved vehicle is not available in the short term for any reason, ACTIVANS has the right to provide a replacement vehicle of this or higher price group.

 

6 Return of the vehicle

Location:
The return is made to the following address of ACTIVANS:

Carrer Orriols-L'Escala KM 16.5, 17137 Viladamat, Province of Girona, Spain.

At the request of the tenant, ACTIVANS can collect the vehicle from another location, in this case the tenant must request the delivery service from ACTIVANS at least 14 days before the collection/delivery of the vehicle.

  • Pick up service at Barcelona airport is 150 euros.
  • Pick up service from Perpignan central station or airport is 150 euros.
  • Pick up service from Girona main station or airport is 80 euros.
  • Pick up service from Figueres to train or bus station or Vilafant train station for express trains is 50 euros.

Timetable:
The return of the rental vehicle takes place between 8:00 and 11:00 on the last day of the rental.

ACTIVANS needs a written or telephone notification from the tenant about the approximate arrival at the place of return, which must take place in the mentioned period.

If the time of return is exceeded by more than one hour, the tenant is obliged, without prejudice to any other liability, to pay compensation of 30 € per hour for the period of the excess; in case of exceeding 3 hours, the equivalent of one additional day of rent will be charged as a penalty.

If the rented vehicle is returned before the agreed return time, the total price of the rental agreed in the contract is maintained. There is no right to a refund of part of the rental price.

Condition of the vehicle:
The vehicle was delivered at the beginning of the rental period in a damage free, clean and fully fueled state. The tenant is obliged to return the vehicle in the same condition at the end of the rental period to the place of delivery by ACTIVANS.

Detailed information about this:

  • The fuel tank must be full. If the tenant fails to comply with his obligation to fill the tank, ACTIVANS will charge 2 euros per litre of diesel.
  • The waste water tank (grey water) and the WC tank (black water) must be empty. If the tenant fails to comply with his obligation to empty the WC, ACTIVANS will charge a flat fee of 50 Euro.
  • The vehicle must be cleaned inside and out. If the tenant fails to comply with his obligation to clean the vehicle in whole or in part, a lump sum cleaning fee of at least 150 Euro must be paid.
     
  • Exterior:
  • The campervan must be free of mud and dirt.
     
  • Interior:
  • Cleaned with a vacuum cleaner to remove any grains of sand.
  • The refrigerator must be empty and clean.
  • Dishes must be washed and stored in their place.
  • Cupboards and drawers must be empty and clean (no food scraps or crumbs)
  • Bedding, towels and kitchen cloths should be placed together in the bathroom.

Damage to the vehicle and its interior, as well as loss of individual equipment components or additional rented items are charged according to the inventory price list.

Free mileage:
The rental price includes 250 free kilometres per day for a rental period of up to 14 days. All kilometres driven beyond this will be charged to the tenant at 0.30 euros per kilometre. From the 15th day of the rental period, all kilometres driven are free of charge.

Fines:
The tenant is liable for violations during the rental period. For the processing of fines or violations due to speeding, unpaid tolls, incorrect parking, etc., AVTIVANS will charge an administrative fee of 25 €. The deposit will be used to pay the corresponding amount if the fine is received within 15 days after the return of the vehicle. Otherwise, the renter expressly authorizes ACTIVANS to use the credit card used for the deposit. Also, ACTIVANS accepts a bank transfer from the tenant to pay the fine and the administration fee.

Return protocol:
The tenant is obliged to make a final check of the vehicle together with ACTIVANS when returning it. A return protocol will be made, which has to be signed by ACTIVANS and the tenant. If a damage is proved that was not in the delivery protocol, it is assumed that the tenant is responsible for it, unless he proves that the damage already existed when the vehicle was delivered.

Refund of the deposit:
The deposit will be returned to the tenant by credit card within 15 days of the delivery of the vehicle if it is returned according to the contract, free of defects and on time. The applicable exchange rates are the responsibility of the tenant.

The return of the deposit does not exonerate the tenant from liability for hidden defects or defects that were not immediately detected when returning the vehicle, lost items, damages and pending rental claims, as well as claims for damages due to improper use.

 

7 Dog transport

ACTIVANS is aware that the faithful friend and companion also wants to travel. Therefore, it is allowed to carry a dog of a maximum of 20 KG. No other pets or companion animals are accepted.

ACTIVANS charges an additional fee of 12 euros per day of rental.

The tenant of the vehicle is obliged to bring the bed and the bowl for the dog, etc. In addition, the tenant is obliged to ensure that the animal travels safely and that it complies with the animal's vaccination protocol in the territory to which it is travelling. The tenant is responsible for any damage caused by the dog in the vehicle.

 

8 Uso del vehículo: obligaciones de mantenimiento, protección y usos prohibidos
Todos los vehículos de ACTIVANS son vehículos para no fumadores.

Deber de cuidado del arrendatario:

  • El arrendatario se compromete a manejar el vehículo con cuidado y precaución, a conducir con consideración y a no violar de manera culpable las leyes de tránsito.
  • El vehículo debe estar bien estacionado y cerrado durante cada parada.
  • El vehículo no debe ser sobrecargado, es decir, el peso total permitido no debe exceder de 3,5t. Si es sin embargo el caso, el arrendatario se hará cargo de todos los gastos y costes posibles.
  • Combustible -/ aceite 0W30 (Fiat) o 5W30 (Peugeot) / AdBlue / nivel de agua (líquido refrigerante, agua del limpiaparabrisas) deben ser comprobados regularmente por el arrendatario y, si es necesario, llenados a sus expensas. La presión de los neumáticos y el nivel de la batería también deben ser revisados regularmente.
  • Si un indicador luminoso indica una posible avería, el arrendatario debe tomar las medidas necesarias de acuerdo con las instrucciones de funcionamiento y ponerse en contacto con ACTIVANS si es necesario.
  • Si se utiliza el combustible equivocado, se llena el depósito de combustible con agua por error o se rellena el aceite de motor equivocado, el arrendatario será responsable de los gastos ocasionados por el remolque del vehículo y/o la reparación de los daños.
  • El arrendatario debe tener cuidado de no llenar por error el tanque de agua con combustible diesel. El sistema de agua no puede ser limpiado. Debe ser reemplazado completamente. Se trata de tanques, calderas, bombas, grifos y tuberías.
  • Es esencial que el arrendatario respete las alturas máximas de despeje prescritas (2,70 m) y las anchuras (2,35 m).
  • El arrendatario está obligado a asegurar la carga adecuadamente para que no se causen daños al vehículo y esto no represente un riesgo para las personas que viajan en el vehículo. Esto concierne sobre todo a los equipos deportivos, ya sean propios o alquilados a ACTIVANS.
  • El arrendatario está obligado a evitar daños en el toldo. El toldo nunca debe dejarse desatendido y extendido por la noche. La lluvia y/o el viento fuerte pueden hacer que el toldo se caiga, se doble, etc. Los costos de un nuevo toldo y los daños al vehículo, incluida la instalación, deben ser sufragados por el arrendatario en caso de incumplimiento.
  • El arrendatario tiene que seguir las normas de no fumar en el vehículo alquilado.
    Si se detecta una infracción al devolver el vehículo (por olor, quemaduras, por ejemplo, en las cubiertas o en los muebles, etc.) ACTIVANS cobrará al menos 500 €.

Usos prohibidos:
El arrendatario tiene prohibido utilizar el vehículo de la siguiente manera:

  • Que el vehículo sea conducido por una persona no identificada o por cualquier otra persona que no figure en el contrato de alquiler.
  • Conducir el vehículo en un estado no apto para circular. Especialmente, pero no de manera concluyente, bajo la influencia del alcohol u otras sustancias intoxicantes.
  • Dejar la llave de encendido en el vehículo estacionado.
  • Conducir en zonas inundadas, playas, agua salada u otros caminos, por ejemplo, fuera de la carretera, que no están destinados a este fin.
  • La participación en eventos deportivos, carreras, competiciones y pruebas de vehículos.
  • Subarrendar, transferir a terceros o con fines inmorales.
  • Transporte de pasajeros a título oneroso, el transporte de cargas o más del número de personas permitido.
  • Transporte de todo tipo de animales, vivos o muertos, excepto la mascota pre-registrada (perro / 12 euros por día)
  • Transporte de mercancías de cualquier tipo que se desvíe de las ideas de usar una caravana.
  • Transporte de materiales explosivos, inflamables, tóxicos, radioactivos u otros materiales peligrosos.
  • Tirar o remolcar otro vehículo.
  • Conducir fuera de las fronteras europeas.

Además, el arrendatario reconoce que ACTIVANS conserva la propiedad del vehículo alquilado por él en todo momento. Se prohíbe al arrendatario ofrecer el vehículo en venta, aceptar una propuesta o incluso pretender vender, subarrendar, prestar o dar en prenda el vehículo a terceros.

El arrendatario no puede hacer ningún cambio o adición al vehículo sin el permiso expreso por escrito de ACTIVANS.

El contrato de alquiler se cancelará automáticamente y la reserva se cancelará sin intervención legal si el vehículo se utiliza de tal manera que se descubra un incumplimiento de este acuerdo. Además, ACTIVANS se reserva el derecho de recoger el vehículo en cualquier momento y sin previo aviso. El arrendatario es responsable de todos los costos asociados.

El arrendatario del vehículo es responsable, sin limitación alguna, si se producen daños en el vehículo y sus accesorios por los motivos enumerados en la cláusula 8. Los gastos y honorarios resultantes deben ser sufragados por el arrendatario en su totalidad, incluso si superan el depósito o la franquicia acordada contractualmente.

 

9 Servicio de averías y reparaciones en caso de un problema técnico del vehículo

La ocurrencia de cualquier problema relacionado con el vehículo, incluyendo un mal funcionamiento del equipo, un defecto de material o de fabricación, debe ser reportado inmediatamente para que ACTIVANS tenga la oportunidad de corregir este problema durante el período de alquiler y proporcionar al arrendatario la mejor asistencia posible.
Cualquier incumplimiento de esta obligación puede poner en peligro la responsabilidad de ACTIVANS.

ACTIVANS ofrece un servicio de asistencia en carretera, en horario de oficina de 08:00-18:00 estamos disponibles diariamente en el siguiente número: 0034 647943434 (Ronan) o por e-mail info@activans.com. Fuera de las horas de oficina pueden producirse retrasos.

El arrendatario no podrá dejar solo el vehículo detenido sin haber tomado previamente las medidas necesarias para su protección y seguridad.

El arrendatario debe informar con antelación a ACTIVANS sobre el itinerario previsto y sólo puede conducir el vehículo dentro de las fronteras europeas. No hay cobertura de seguro fuera de estos límites.

Sin embargo, el arrendatario asume la plena responsabilidad y los gastos del servicio de remolque o transporte de regreso si la causa del daño tiene las siguientes razones:

  • El vehículo se ha quedado sin combustible.
  • Las llaves han permanecido en el vehículo cerrado, se han perdido o dañado (humedad en la llave)
  • Baterías vacías debido al uso incorrecto de las baterías y/o el uso incorrecto de los dispositivos que se benefician de la energía de las baterías.
  • El vehículo se ha averiado en una carretera (playa, zona inundada, etc.)
  • El vehículo se avería debido a la mala conducta deliberada del arrendatario (véase el capítulo 8).
  • El vehículo se encuentra en territorio no europeo.

Las reparaciones sólo pueden ser encargadas con el consentimiento expreso y por escrito de ACTIVANS. Los gastos de reparación pueden ser adelantados por ACTIVANS previa presentación de los correspondientes recibos, que se compensarán con el depósito del arrendatario. Las reparaciones sólo pueden realizarse en talleres autorizados (Peugeot o Fiat, según el vehículo alquilado), debiendo respetarse las garantías y condiciones del fabricante.

Si el daño no puede ser reparado inmediatamente o en breve mediante una reparación a corto plazo, ambas partes contratantes tienen derecho a rescindir el contrato sin previo aviso. El arrendatario sigue estando obligado a pagar el alquiler acordado hasta que se produzca el defecto.

 

10 Seguro de los vehículos

Los vehículos están asegurados contra todo riesgo.
El arrendatario tendrá que abonar una cantidad de dinero por cualquier daño incurrido desde el momento de la entrega de las llaves.
La cantidad puede reducirse según el seguro contratado (seguro "Standard" o "Easy Riding")

Seguro Standard:
Si el arrendatario opta por un seguro "Standard", el será responsable de un máximo de 2.000,00 euros por siniestro para cubrir los costes de reparación y los posibles daños causados al vehículo.
ACTIVANS se reserva el derecho de retener todo o parte de esta cantidad en la tarjeta de crédito registrada para pagar la franquicia.  El paquete Standard incluye el seguro obligatorio del vehículo, daños a terceros, ocupantes del vehículo, asistencia 24h en España y en Europa, seguros de pasajeros, responsabilidad civil, robo, incendio, desastre natural, 1 conductor y máximo de 250 km/día.

Seguro Easy Riding:
Si el arrendatario ha optado por un seguro "Easy Riding", será responsable de un máximo de 900,00 euros para cubrir los costes y posibles daños al vehículo. Este seguro cubre además del paquete "Standard", cobertura de lunas, 2 conductores y kilometraje ilimitado en España y Europa. ACTIVANS se reserva el derecho de retener todo o parte de esta cantidad en la tarjeta de crédito asociada con el archivo del cliente en caso de daños.

Si el cliente infringe cualquiera de las condiciones o cláusulas del contrato, el seguro será cancelado y el cliente será responsable del costo total de los daños.

En caso de accidente o colisión con un acta de accidente, ACTIVANS retendrá la fianza en su totalidad, hasta que se reciba la carta de seguro que indique la responsabilidad o no del arrendatario, o hasta el recibo de gastos de reparación.
 

11 Responsabilidad del arrendatario en caso de accidente, robo del vehículo y otros daños

Si, mientras utiliza el vehículo, el arrendatario se ve involucrado en un accidente de tráfico, colisión por atropello de especies cinegéticas, fuego, robo o similares, sin que sea culpa suya, debe inmediatamente hacer un registro policial del accidente o de los daños con un croquis. Esto también se aplica si el vehículo alquilado ha sufrido daños leves y también en el caso de accidentes causados por culpa propia sin la participación de terceros. 

El arrendatario debe informar inmediatamente a ACTIVANS sobre los daños, accidentes o robos.

El informe del accidente debe contener los nombres y direcciones de las personas involucradas y de los posibles testigos, así como los números de matrícula de los vehículos implicados y fotografías. El arrendatario también debe proporcionar la dirección de la autoridad policial competente, el nombre del oficial de investigación competente y el número de expediente correspondiente.

El arrendatario debe adoptar todas las medidas que sean útiles y propicias para el esclarecimiento del hecho dañoso.

El arrendatario no podrá dejar solo el vehículo detenido sin haber tomado previamente las medidas necesarias para su protección y seguridad.

Se aplican las normas de responsabilidad legal. No existe responsabilidad del arrendatario, en la medida en que ACTIVANS obtiene una compensación por los daños causados a la otra parte o a otros terceros implicados en el accidente.

El arrendatario es responsable de los daños accidentales causados al vehículo por él mismo hasta el importe de la franquicia acordada contractualmente.

Sin embargo, el arrendatario es plenamente responsable de todos los daños causados al vehículo por errores de funcionamiento, uso excesivo o violación de otras obligaciones en virtud del capítulo 8 del presente acuerdo durante el período de alquiler.

El arrendatario es responsable de cualquier daño en el vehículo alquilado.

En caso de desacuerdo sobre la cuantía del daño, ACTIVANS puede encargar un experto a expensas del arrendatario. En todo caso, el arrendatario tiene la carga de la prueba de que los daños sufridos durante el período de alquiler no han sido causados o son causados por él o por sus compañeros de viaje.

El arrendatario es responsable de la misma manera por los daños causados por sus pasajeros. El arrendatario también es responsable si el daño se determina sólo después de que el vehículo haya sido devuelto. En este caso ACTIVANS debe probar que mientras tanto el vehículo no ha sido operado por él o por un tercero.

Para la liquidación de cualquier daño de cualquier tipo que haya ocurrido durante el período de alquiler y que deba ser tramitado por ACTIVANS, se cobrará al arrendatario una tasa de tramitación de 49 euros.
 

12 Responsabilidad del arrendador

ACTIVANS es responsable de la transferencia acordada del vehículo y hará todo lo posible para evitar errores o fallos de funcionamiento, pero no acepta ninguna responsabilidad por tales y cualquier pérdida o daño resultante para el arrendatario o terceros. El arrendatario libera a ACTIVANS de cualquier responsabilidad por daños internos o externos al vehículo causados por vandalismo, daños accidentales o daños causados por el mal tiempo, así como la pérdida o robo de objetos de valor llevados o dejados en el vehículo.

 

13. Invalidez, acuerdos secundarios, forma escrita

La invalidez de una o más de las disposiciones del presente contrato no afectará a la validez de las restantes. No existen acuerdos colaterales orales. Los cambios en este contrato se acuerdan por escrito. La forma escrita tampoco puede ser cancelada por acuerdo oral.

 

14. lugar de jurisdicción

Este contrato se regirá y será interpretado de acuerdo con las leyes españolas.

Las cuestiones que se susciten con motivo de este contrato entre arrendador y arrendatario son de la competencia de los tribunales y juzgados españoles, a los que ambas partes se someten.